Cách Xác Minh Doanh Nghiệp Trên Google Maps

Cách Xác Minh Doanh Nghiệp Trên Google Maps: Hướng Dẫn Chi Tiết và Đầy Đủ

Xác minh doanh nghiệp trên Google Maps là một bước đi chiến lược, giúp mọi công ty nâng cao khả năng hiển thị trước khách hàng tiềm năng, củng cố uy tín thương hiệu và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Nếu bạn chưa hoàn tất quy trình này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện để bạn thực hiện thành công.

1. Những điều cần biết trước và sau khi xác minh doanh nghiệp

Trước tiên, để bắt đầu, bạn cần có một hồ sơ trên Google Business Profile (trước đây là Google My Business - GMB). Đây là công cụ miễn phí từ Google, cho phép bạn quản lý cách doanh nghiệp của mình xuất hiện trên Google Tìm kiếm và Google Maps.

Mẹo nhỏ: Để tăng độ tin cậy cho hồ sơ, bạn nên sử dụng một tài khoản Gmail đã được tạo từ lâu, đã kích hoạt bảo mật hai lớp và có liên kết với số điện thoại khôi phục.

1.1. Giai đoạn chuẩn bị trước khi tạo hồ sơ

Để quá trình xác minh diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ và thống nhất các thông tin sau trên mọi nền tảng:

• Tên Doanh nghiệp (đặt đúng và đầy đủ tránh sửa đi sửa lại)
• Ngày thành lập (nếu có)
• Địa chỉ chính xác, có thể xem các địa điểm bên cạnh đã xác minh
• Mã bưu chính (Postal Code) có thể xem các địa điểm bên cạnh đã xác minh
• Số điện thoại liên hệ (nên dùng số di động trước để nhận mã xác minh)
• Giờ mở cửa ghi rõ giờ làm việc
• Website (nếu có), nếu xác mình bằng email theo tên miền thì bắt buộc thêm website
• Sản phẩm/Dịch vụ cung cấp, mô tả doanh nghiệp
• Hình ảnh chân thực về doanh nghiệp được chụp từ điện thoại

Yêu cầu cụ thể về hình ảnh cho Google Business:

Google yêu cầu bạn cung cấp từ 3 đến 5 bức ảnh gốc, chưa qua chỉnh sửa để xác thực sự tồn tại của doanh nghiệp. Các ảnh này bao gồm:

• Mặt trước cửa hàng: Ảnh chụp toàn cảnh phía trước cửa hàng từ bên kia đường, thể hiện rõ bảng hiệu và địa chỉ, số điện thoại, lối vào bên trong.
• Bảng hiệu (biển hiệu): Ảnh chụp cận cảnh bảng hiệu, đảm bảo tên doanh nghiệp rõ ràng thông tin doanh nghiệp và dễ đọc.
• Không gian bên trong: Các ảnh chụp những góc khác nhau bên trong cơ sở kinh doanh để khách hàng có thể hình dung.
• Hình ảnh biểu trưng: là ảnh Logo của trang doanh nghiệp trên Google Map, hình vuông 1:1.

Trường hợp đặc biệt (nếu cửa hàng nằm trong trung tâm thương mại hoặc tòa nhà lớn):

• Liên kết Chế độ xem phố (Street View): Cung cấp đường link Google Maps hiển thị vị trí của tòa nhà.
• URL website của địa điểm: Link trang web của trung tâm thương mại hoặc tòa nhà đó.
• Ảnh thay thế: Nếu không có các ảnh trên, bạn có thể dùng ảnh chụp góc phố hoặc ảnh chỉ dẫn đường đi để mô tả rõ nhất vị trí.

Lưu ý kỹ thuật về hình ảnh:

• Chất lượng: Ảnh phải sắc nét, không bị mờ hay vỡ.
• Không chỉnh sửa: Tuyệt đối không sử dụng phần mềm để thay đổi màu sắc, thêm hiệu ứng, đảm bảo ảnh chụp từ điện thoại được tải lên để có độ tin cậy cho hình ảnh, việc chỉnh sửa ảnh bằng phần mềm sẽ mất đi các dữ liệu hình ảnh thật như tag tọa độ ảnh.
• Thông tin địa lý: Bật định vị trên điện thoại khi chụp ảnh. Nếu không, hãy ghi chú lại tọa độ chính xác. Hoặc thêm tọa độ cho ảnh từ bằng phần mềm Geotag hoặc website tool.geoimgr.com để làm nhanh hơn.
• Tên tệp ảnh: Đặt tên tệp có chứa từ khóa liên quan (ví dụ: ten-cong-ty-abc.jpg).

1.2. Sau khi tạo hồ sơ và trong thời gian chờ xác minh

Thường thì mất tầm 5-7 ngày thì địa điểm sẽ được Google chấp nhận. Trong giai đoạn này, bạn tuyệt đối không được chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào đã cung cấp cho đến khi Google hoàn tất xác minh.

Khi tạo địa điểm bằng điện thoại thì sẽ nhanh được phê duyệt hơn do Google ghi nhận vị trí theo thiết bị ở ngay vị trí xác minh sẽ tăng độ tin cậy rằng ta đang ở vị trí thực tế.

Nếu đã quá 14 ngày mà hồ sơ vẫn chưa được duyệt, hãy truy cập vào liên kết hỗ trợ sau và điền thông tin để được giúp đỡ vì không được xét duyệt: https://support.google.com/business/gethelp

Đội ngũ Google sẽ liên hệ qua email, vì vậy bạn cần kiểm tra email thường xuyên và làm theo hướng dẫn. Nếu bạn không phản hồi, yêu cầu hỗ trợ sẽ tự động bị đóng.

2. Hướng dẫn chi tiết các cách xác minh Google Maps

Dưới đây là các bước và phương pháp xác minh phổ biến nhất.

2.1. Hướng dẫn các bước tạo hồ sơ doanh nghiệp trên máy tính

1. Nhập tên doanh nghiệp: Điền tên thương hiệu bạn muốn hiển thị trên Google.
2. Chọn Mã bưu chính: Hãy tra cứu mã bưu chính chính xác của bưu cục gần địa chỉ của bạn nhất (thay vì mã chung của tỉnh/thành phố) để đảm bảo nhận được thư.
3. Kéo thả ghim định vị: Di chuyển ghim trên bản đồ đến vị trí chính xác nhất của doanh nghiệp.
4. Chọn khu vực phục vụ (nếu có): Không nên chọn quá 10 địa điểm để tránh phát sinh vấn đề.
5. Điền số điện thoại:
   • Phải là số di động: Google sẽ gửi mã qua tin nhắn hoặc cuộc gọi, vì vậy không dùng số máy bàn.
   • Ưu tiên số đã được xác minh: Nếu số điện thoại này từng dùng để xác minh một tài khoản Google khác, tỷ lệ thành công rất cao.
   • Không thay đổi: Giữ nguyên số điện thoại trong suốt quá trình chờ duyệt.
6. Nhập đầy đủ thông tin còn lại: Hoàn thiện tất cả các trường thông tin trong hồ sơ GMB.
7. Thêm ảnh: Tải lên các hình ảnh đã chuẩn bị, đảm bảo chúng được gắn thẻ địa lý (geotag) và có tên tệp phù hợp. Hình ảnh chụp từ điện thoại có gắn thẻ tọa độ trong ảnh đó.

2.2. Xác minh Google Maps qua thư (Nhận thư qua bưu điện)

Đây là phương pháp xác minh phổ biến và đáng tin cậy nhất.

1. Đăng nhập vào Google Business Profile tại trang business.google.com/locations.
2. Chọn doanh nghiệp cần xác minh và nhấp vào "Xác minh ngay".
3. Ở màn hình xác minh qua thư, điền "Tên liên hệ" và kiểm tra kỹ lại địa chỉ. Chỉnh sửa nếu cần trước khi yêu cầu gửi thư.
4. Nhấn nút "Gửi thư".
5. Google sẽ thông báo bưu thiếp đang trên đường và sẽ đến trong khoảng 14 ngày.
6. Sau khi nhận được thư có mã xác minh 5 chữ số, hãy đăng nhập lại, chọn vị trí cần xác minh và nhấp vào "Nhập mã xác minh".
7. Điền mã gồm 5 chữ số vào ô và chọn "Xác minh" để hoàn tất.

2.3. Xác minh qua địa chỉ Email doanh nghiệp (Email theo tên miền)

Phương pháp này chỉ khả dụng cho một số doanh nghiệp đủ có trang website riêng và email theo tên miền của website đó.

1. Bắt đầu cẩn phải có email theo tên miền.
2. Trong bước thiết lập ban đầu phải thêm trang website vào thì mới có tùy chọn xác mình bằng email ở bước tiếp theo.
3. Nếu thấy tùy chọn "Xác minh bằng email", hãy chọn nó.
4. Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào địa chỉ email được hiển thị.
5. Kiểm tra hộp thư đến để nhận email chứa mã xác minh từ Google.
6. Nhấp vào nút "Xác minh" trong email hoặc sao chép mã để nhập vào trang quản trị Google Business.

2.4. Xác minh ngay lập tức (Instant Verification)

Nếu trang website của doanh nghiệp đã được xác minh trong Google Search Console theo tên miền website bằng cùng một tài khoản Google, bạn có thể đủ điều kiện để xác minh ngay lập tức. Tuy nhiên, phương pháp này thường chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp đã có uy tín hoặc sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ.

2.5. Xác minh hàng loạt (Doanh nghiệp có 10 địa điểm trở lên)

Nếu bạn sở hữu một chuỗi kinh doanh (ví dụ: chuỗi nhà hàng, hệ thống spa) có từ 10 địa điểm trở lên, bạn có thể dùng tính năng này.

1. Đăng nhập vào Google Business Profile.
2. Bên cạnh một trong các địa điểm, nhấp vào "Nhận xác nhận".
3. Chọn tùy chọn "Chuỗi (Chain)".
4. Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu và gửi đi. Google sẽ xem xét trong khoảng một tuần.

2.6. Lấy lại doanh nghiệp khi bị người khác sở hữu trước

Đây là một tình huống khá phổ biến, có thể xảy ra khi một nhân viên cũ, một đơn vị marketing trước đây đã xác minh hoặc ai đó đã xác nhận nhầm quyền sở hữu. Đừng lo lắng, Google có một quy trình chuẩn để bạn lấy lại quyền quản lý.

1. Tìm hồ sơ doanh nghiệp của bạn: Sử dụng Google Tìm kiếm hoặc Google Maps để tìm chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn.
2. Yêu cầu quyền sở hữu: Trong bảng thông tin doanh nghiệp, hãy tìm và nhấp vào liên kết có nội dung "Sở hữu doanh nghiệp này?" (Own this business?).
3. Gửi yêu cầu truy cập: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Hãy làm theo các bước hướng dẫn để gửi yêu cầu quyền truy cập. Sau khi bạn gửi, Google sẽ gửi một email thông báo đến người đang quản lý hồ sơ đó.
4. Chờ phản hồi (Quy trình 3 ngày): Chủ sở hữu hiện tại có 3 ngày để phản hồi yêu cầu của bạn. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
   • Trường hợp 1: Yêu cầu được chấp thuận. Bạn sẽ nhận được email xác nhận và ngay lập tức có quyền quản lý hồ sơ.
   • Trường hợp 2: Yêu cầu bị từ chối. Bạn sẽ nhận được email thông báo. Lúc này, bạn có thể có tùy chọn để "Khiếu nại" (Appeal) quyết định này. Hãy chuẩn bị sẵn các bằng chứng để chứng minh bạn là chủ sở hữu hợp pháp (ví dụ: giấy phép kinh doanh, hóa đơn điện/nước có tên và địa chỉ doanh nghiệp, hình ảnh mặt tiền cửa hàng...).
   • Trường hợp 3: Không có phản hồi. Nếu sau 3 ngày mà không nhận được câu trả lời, hãy kiểm tra lại email của bạn hoặc đăng nhập vào Google Business Profile. Google sẽ cho phép bạn tự mình bắt đầu quá trình xác minh (bằng bưu thiếp, điện thoại, email...) để khẳng định quyền sở hữu và chính thức tiếp quản hồ sơ.

Lưu ý: Đây là quy trình chuẩn của Google để đảm bảo tính bảo mật và quyền lợi của chủ doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là bạn có thể cung cấp bằng chứng xác thực về quyền sở hữu của mình khi được yêu cầu.

2.7. Xác minh sở hữu địa điểm bằng cách quay Video

Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi bạn đang cố gắng lấy lại quyền sở hữu một địa điểm đã bị người khác xác minh và các phương pháp như email, điện thoại không khả dụng, Google có thể yêu cầu bạn xác minh bằng cách quay video. Đây là cách cung cấp bằng chứng xác thực và không thể chối cãi rằng bạn thực sự đang quản lý và có mặt tại địa điểm đó.

Mục đích của việc xác minh bằng video để chứng minh được 3 yếu tố cốt lõi trong một lần quay duy nhất:

• Sự tồn tại của địa điểm: Doanh nghiệp của bạn có thật và tọa lạc tại đúng địa chỉ đã đăng ký.
• Bản chất của doanh nghiệp: Tên, ngành nghề kinh doanh là chính xác như trên hồ sơ.
• Quyền quản lý của bạn: Bạn là người có thẩm quyền, có quyền truy cập và quản lý cơ sở kinh doanh này.

Chuẩn bị trước khi quay:

• Lên kế hoạch lộ trình: Hãy hình dung trước bạn sẽ quay gì theo thứ tự nào (từ ngoài vào trong, quay bằng chứng...).
• Đảm bảo ánh sáng và âm thanh: Quay vào ban ngày, nơi có đủ sáng. Tránh tiếng ồn lớn.
• Chuẩn bị bằng chứng quản lý: Để sẵn các giấy tờ hoặc vật dụng như giấy phép kinh doanh, hóa đơn tiện ích (điện, nước, internet) có tên và địa chỉ doanh nghiệp, chìa khóa cửa hàng, máy POS, danh thiếp, hoặc các tài liệu có thương hiệu... để có thể quay lại một cách thuận tiện.

Hướng dẫn quay video - Một lần quay duy nhất, không được cắt ghép. Video của bạn phải là một đoạn phim liên tục, không được tạm dừng hay chỉnh sửa. Hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Bắt đầu từ bên ngoài: Đứng từ phía bên kia đường, bắt đầu quay và lia máy quay để thấy được các khu vực xung quanh (như tên đường, các cửa hàng lân cận) và địa điểm của bạn.
2. Tiến đến mặt tiền: Đi lại gần và quay rõ nét bảng hiệu chính thức có tên doanh nghiệp của bạn. Tên này phải khớp với tên trên hồ sơ Google.
3. Chứng minh quyền truy cập: Dùng chìa khóa mở cửa và đi vào bên trong. Hành động này chứng tỏ bạn có quyền ra vào địa điểm.
4. Quay không gian bên trong: Lia máy quay một vòng để thể hiện toàn bộ không gian hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ như khu vực bán hàng, khu văn phòng, các thiết bị đặc thù, sản phẩm có thương hiệu...
5. Quay bằng chứng quản lý: Di chuyển đến nơi bạn đã chuẩn bị sẵn các bằng chứng. Quay cận cảnh, rõ nét giấy phép kinh doanh, một tờ hóa đơn tiện ích, hoặc bạn có thể mở một phần mềm quản lý trên máy tính, đăng nhập vào tài khoản ngân hàng của công ty...

Nộp video và các bước tiếp theo: Sau khi quay xong, bạn sẽ có tùy chọn để tải video lên. Nút tải lên thường xuất hiện trong quy trình xác minh trên ứng dụng Google Maps trên điện thoại, hoặc trong email hướng dẫn mà Google gửi cho bạn. Quá trình xem xét video có thể mất vài ngày làm việc, vì vậy hãy kiên nhẫn chờ đợi phản hồi từ Google.

3. Cách kiểm tra doanh nghiệp đã xác minh

• Cách 1: Dùng công cụ của Google: Truy cập công cụ quản lý hồ sơ doanh nghiệp của Google tại trang business.google.com/locations rồi đăng nhập và chọn doanh nghiệp. Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái đã xác minh và quản lý.
• Cách 2: Dùng App Google Map: vào ứng dụng (app) Google Map trên điện thoại đã đăng nhập gmail dùng xác minh doanh nghiệp, vào tab doanh nghiệp (business) góc dưới bên phải sẽ thấy doanh nghiệp đã xác minh của bạn.
• Cách 3: Kiểm tra thủ công: Tìm kiếm tên doanh nghiệp của bạn trên Google. Nếu hồ sơ đã hiển thị trên bản đồ, hãy kiểm tra xem bạn có quyền quản lý nó không. Nếu bạn thấy các tùy chọn như "Đề xuất chỉnh sửa" hoặc "Quản lý cơ sở kinh doanh này", có thể hồ sơ đó chưa thuộc quyền sở hữu của bạn và bạn cần tiến hành xác nhận quyền sở hữu.

4. Chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp trên Google Maps

Sau khi đã được xác minh, hãy hạn chế thay đổi các thông tin cốt lõi sau để tránh bị yêu cầu xác minh lại, hoặc bị tạm khóa và ẩn địa điểm:

• Không đổi số điện thoại.
• Không đổi danh mục kinh doanh chính.
• Không đổi tên doanh nghiệp liên tục.
• Không đổi website nếu địa điểm xác minh bằng email theo tên miền

Bạn có thể tìm các cách hỗ trợ sau trong quá trình xác minh

• Hỗ trợ Facebook: Đăng bài hoặc gửi tin nhắn trực tiếp cho trang Google My Business.
• Trung tâm trợ giúp Google My Business: Điền biểu mẫu để nhận hướng dẫn trực tiếp từ Google.
• Hoặc thông qua các dịch vụ xác minh, chi phí từ 500k đến 1tr đồng cho mỗi địa điểm.

5. Quản lý và phân quyền truy cập hồ sơ doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, bạn sẽ cần người hỗ trợ quản lý các hoạt động trên hồ sơ như đăng bài, cập nhật hình ảnh, trả lời đánh giá. Thay vì chia sẻ tài khoản và mật khẩu của mình, bạn nên sử dụng tính năng phân quyền của Google Business Profile. Việc này vừa chuyên nghiệp, vừa an toàn.

Hiểu rõ các vai trò truy cập: Google cung cấp hai vai trò chính mà bạn cần biết:

• Chủ sở hữu (Owner): Có toàn quyền cao nhất, bao gồm chỉnh sửa mọi thông tin, thêm hoặc xóa người dùng khác (kể cả chủ sở hữu khác), và xóa hồ sơ doanh nghiệp. Bạn là Chủ sở hữu chính.
• Người quản lý (Manager): Vai trò lý tưởng cho nhân viên. Họ có thể thực hiện hầu hết các tác vụ hàng ngày như tạo bài đăng, tải ảnh lên, trả lời đánh giá, chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ không thể thêm/xóa người dùng hoặc xóa hồ sơ.

Các bước phân quyền truy cập cho nhân viên:

1. Đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn dùng để quản lý Hồ sơ doanh nghiệp. Cách nhanh nhất là tìm kiếm "my business" trên Google.
2. Chọn doanh nghiệp bạn muốn phân quyền. Nhấp vào menu ba chấm (⋮) ở góc phải và chọn "Cài đặt Hồ sơ doanh nghiệp" (Business Profile settings).
3. Trong menu cài đặt, chọn mục "Mọi người và quyền truy cập" (People and access).
4. Nhấp vào nút "Thêm" (Add) có biểu tượng hình người và dấu cộng ở góc trên bên trái.
5. Trong cửa sổ bật lên, nhập địa chỉ email của nhân viên bạn muốn mời. Lưu ý: Email này bắt buộc phải là một tài khoản Google.
6. Bên dưới ô email, chọn vai trò là "Người quản lý" (Manager).
7. Nhấp vào nút "Mời" (Invite). Nhân viên của bạn sẽ nhận được một email mời. Họ cần phải nhấp vào liên kết trong email và chấp nhận lời mời để quá trình hoàn tất.

Lưu ý: Bạn chỉ nên cấp vai trò "Chủ sở hữu" cho những người đồng sở hữu doanh nghiệp đáng tin cậy. Đối với tất cả nhân viên và đối tác bên ngoài, vai trò "Người quản lý" là lựa chọn phù hợp và an toàn nhất.